Escucha y empatía

Escuchar al cliente, sin necesidad de interrumpir puede poner al cliente en la facilidad. Interponer sólo hacer preguntas relevantes para el problema en cuestión. La empatía también ayuda a calmar a un cliente y entorno tranquilo. Un cliente tiene más probabilidades de responder a un representante que es empático con sus problemas. Expresando comprensión de que está preocupado es el primer paso para tranquilizar a un cliente va a hacer todo lo posible para ayudar.

Deja a un lado los sentimientos personales

Mantener la calma es el aspecto más importante para controlar el conflicto con un cliente. Los clientes ponerse nerviosos si usted está en el borde, y estos factores pueden degenerar en conflictos. Clientes insatisfechos no se dirigen específicamente, pero la empresa en su conjunto, a fin de que se abstengan de dejar que sus sentimientos interfieran con la comunicación con el cliente.

Reúna los hechos y tomar medidas 

Asegure al cliente que va a resolver su problema y, a continuación, averiguar cómo se puede solucionar. Ya sea para pedir recomendaciones de colegas, hablar con el gerente, hacer una llamada telefónica o la apertura de un estudio general, hacer todo lo posible para resolver el problema del cliente. Si usted encuentra que la empresa está en un error, pedir disculpas a los clientes y para expresar su intención de resolver el asunto.

Conocé y seguimiento

Preguntar al cliente si sus esfuerzos son satisfactorios; continuar con el intento de resolver el problema hasta que el cliente quede satisfecho. Hacer preguntas tales como ¿Qué sería totalmente satisfecho con él? " o " ¿Qué puede hacer la empresa para hacerte feliz? " permite al cliente saber que usted tiene su mejor interés en mente. Si no puede llegar a un acuerdo con el cliente, es posible que tenga que entregar el problema a una autoridad superior. Asegurar al cliente que su problema será manejado y resuelto, a continuación, seguir el estado de la cuestión y se le informe con un reporte por teléfono o e-mail.